La posta elettronica e tutti vantaggi nell’utilizzarla. Per dare un tocco più professionale alle nostre mail anche con la firma.
Oramai tutti noi utilizziamo la posta elettronica per comunicare. Che si tratti di lavoro oppure piacere, è uno strumento immediato che permette di raggiungere un destinatario anche lontanissimo da noi. Scambiarsi messaggi, foto, informazioni, documenti e tanto altro – stando magari comodamente a Roma con una persona che invece è nel bel mezzo dell’ Australia – è la vera magia della tecnologia. Tutto questo è possibile grazie alle mail. Oramai si usa tanto Google e il sistema di posta elettronica Gmail. Almeno una persona su tre possiede un account di posta elettronica che termina con gmail.com.
Spesso e volentieri quando scriviamo una mail professionale – utilizzando Gmail – abbiamo bisogno di dare un tocco di formalità ed eleganza al messaggio. Cosa fare quindi? Bisogna inserire non solo un testo scritto molto bene e senza errori di battitura – ma quello dovremmo farlo sempre anche quando stiamo scrivendo al nostro migliore amico – ma è necessario che la mail venga scritta in modo tale che si concluda degnamente. A volte abbiamo la sensazione che manchi qualcosa al testo e sembra che la mail risulti incompleta e non scritta in modo professionale. Cosa è quell’elemento mancante che invece vorremmo aggiungere?
La firma e come inserirla su Gmail.com
Si tratta della firma, la quale conclude in modo davvero professionale e ordinato il nostro messaggio di posta elettronica e soprattutto il nostro destinatario avrà tutte le informazioni su di noi e saprà anche come contattarci. I passaggi per inserire una firma alla fine di una mail di posta elettronica Gmail non è poi così difficile. Bisogna collegarsi dal proprio computer alla casella di posta elettronica Gmail entrando nel proprio account. Si va poi nel campo Visualizza tutte le impostazioni. Cliccare sulla voce Generali e poi Crea nuova che si trova accanto alla voce Firma. A questo punto bisogna digitare un nome della firma nel campo, quindi premere sul pulsante Crea.
Adesso possiamo scrivere tutto quello che vogliamo appaia nella nostra firma, scegliendo non solo il testo ma anche il carattere. Si può utilizzare il grassetto, corsivo, sottolineato, o anche un link. Si può anche scegliere il colore del testo e l’allineamento, tutto è presente nei vari pulsanti – in basso al testo – semplici e diretti che permettono di creare il tutto. Inoltre c’è il tasto per Altre Opzioni di Formattazione a cui si accede tramite una piccola freccia in basso. Una volta inserito il testo – che sarà il corpo della nostra firma – a questo punto si passa all’immagine da inserire. I modi sono due: fare copia e incolla dell’ URL dell’immagine trovata online oppure andare su I miei File e selezionare l’immagine che vogliamo. Altro modo è quello di andare su Carica, poi Seleziona un File da Dispositivo oppure trascinare un’anteprima dell’immagine nel riquadro dove vogliamo posizionarla.
Possiamo anche scegliere le dimensioni della firma – grande, piccola o media – selezionando le Opzioni. Se invece vogliamo rimuovere l’immagine inserita nella firma andiamo sul tasto Rimuovi. Per inserire il logo firma Gmail, una volta effettuata la personalizzazione della firma bisogna cliccare sul pulsante Indirizzo Mail – nel menu a tendina che si trova in basso – e da qui si seleziona l’indirizzo di posta elettronica da abbinare alla firma. Si può decidere di abbinare in automatico la firma alle nostre mail oppure inserire manualmente la firma, a seconda del contesto e dei destinatari. Per l’inserimento automatico, bisogna andare sul menu a tendina sotto la voce Nuove Mail e Risposte/Inoltro e in questo modo si abilita l’impostazione. Se invece si vuole inserire di volta in volta la firma e non in modo automatico, ma manuale, bisogna premere sul pulsante della Penna, nella Finestra di Creazione del messaggio di Posta elettronica e a questo punto si seleziona dal menu il nome della firma che si è creato.