Nell’era digitale, la necessità di convertire documenti cartacei in formati digitali editabili è diventata sempre più pressante.
Che si tratti di un elaborato scolastico, di un documento ufficiale o semplicemente di una pagina stampata che si desidera modificare, la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) offre una soluzione efficace e relativamente semplice.
L’OCR è una tecnologia che permette di riconoscere i caratteri stampati su un documento cartaceo e di trasformarli in dati digitali manipolabili. Questo processo consente di passare da un’immagine statica, come quella generata da uno scanner o da una fotografia del documento, a un testo che può essere editato con programmi di elaborazione testuale come Microsoft Word. Il principio alla base dell’OCR è il riconoscimento dei singoli caratteri grafici (ad esempio, la lettera “R”) e la loro conversione in caratteri digitali corrispondenti.
Il primo step per trasformare un documento cartaceo in digitale attraverso l’utilizzo dell’OCR consiste nell’acquisizione dell’immagine del documento stesso. Questa operazione può essere effettuata mediante uno scanner o direttamente utilizzando la fotocamera dello smartphone. Una volta ottenuto il file immagine (solitamente in formato PDF), si procede con l’utilizzo del software OCR.
La scelta del software giusto: Free OCR
Esistono numerosi programmi OCR disponibili sul mercato, ma per chi cerca una soluzione rapida e senza costi aggiuntivi, Free OCR rappresenta una valida opzione. Questo software leggero può essere facilmente scaricato dal web e installato su qualsiasi computer. Durante l’installazione verrà richiesto dove installare il programma e se si accettano i termini della licenza; sarà anche possibile creare un collegamento diretto sul desktop per facilitarne l’avvio.
Una volta avviato il programma Free OCR, prima di procedere con la scansione del documento è fondamentale selezionare la lingua corretta del testo da analizzare. Questa precauzione aiuta il software a utilizzare il dizionario appropriato durante il processo di riconoscimento dei carattere, migliorando significativamente l’accuratezza della conversione.
Dopo aver posizionato fisicamente il documento nello scanner e aver selezionato le impostazioni desiderate sul programma Free OCR, si avvia la scansione vera propria. Il tempo necessario dipenderà dalla complessità del documento e dalla potenza computazionale disponibile. Una volta importata nel programma sotto forma di PDF non modificabile, attraverso l’apposita funzione “start ocr process”, Free OCR elaborerà l’immagine convertendola in testo editabile.
A questo punto sarà possibile copiare tale testo ed incollarlo all’interno di un nuovo documento Word (oppure altro editor testuale), dove potrà essere liberamente modificato: aggiungendo note personalizzate, cambiando font o dimensione dei caratteri eccetera.
Salvataggio ed esportazione: ultimi tocchi prima della condivisione
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie al testo all’interno dell’editor scelto (ad esempio Word), sarà possibile salvare nuovamente il file sia nel formato originario sia esportarlo nuovamente come PDF.
Quest’ultimo passaggio è particolarmente utile quando si intende distribuire il documento a persone che potrebbero non disporre dello stesso software editoriale utilizzato per le modifiche ma possono comunque visualizzare i PDF tramite Acrobat Reader o altri lettori gratuiti disponibili online.
La tecnologia OCR rappresenta quindi uno strumento prezioso nella gestione quotidiana dei documenti cartacei che necessitano di essere portati nell’universo digitale per essere editati o condivisi più facilmente. In un mondo sempre più orientato verso il paperless, l’utilizzo di queste tecnologie semplifica notevolmente il flusso di lavoro e contribuisce alla conservazione delle risorse ambientali riducendo il bisogno di utilizzo carta per gestire documenti e informazioni.